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DTPテクニック

Wordのレイアウトを簡単に素早く整えたい(スタイルの適用)

Wordで作成されたマニュアルのデータにおいて、以下の手法でレイアウトされているものを目にすることがあります。

  • スペースキーを使ってインデントを付け、テキストが右端まできたら改行して次行に送っている
  • 文字の大きさや太さを手動で変更している

 
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このようなつくり方であればWordの知識がそれほどなくても作成できますし、印刷やPDF変換してしまえばどんなつくり方をしているかまではわかりません。
数ページ程度であれば、これでもよいのかもしれません。
ただし、ページ数の多いマニュアルの場合、一段落ずつ選択して手動でフォントや段落設定を変更していると、レイアウトを整えるのに結構時間がかかりませんか?
Wordとの格闘に無駄な時間を費やしていませんか?
 
本来は内容の吟味に時間を使いたいところです。
 
そこで、今回はWordの「スタイル」を活用することで、レイアウトを簡単に素早く整える方法をご紹介します。特に、マニュアルのように同じ体裁を繰り返し使用するドキュメント作成にはお勧めです。
 
では、実際にスタイルを使用して、以下のレイアウトにメリハリをつけていきましょう。
今回は、当社が販売している「Wordテンプレート」に登録しているスタイルを適用してみます。
 
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  1. 画面上部の「ホーム」メニューにある「スタイル」の右下のマークをクリックします。

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    右サイドにスタイルの一覧が表示されます。

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  3. 1番目の段落の任意の位置にカーソルを置きます。
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  5. スタイル一覧から「見出し1」を選択します。
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    スタイルに設定された体裁が適用されました。
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  7. 2番目の段落の任意の位置にカーソルを置き、スタイル一覧から「見出し2」を選択します。
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  8.  

  9. 3、4番目の段落の任意の位置にカーソルを置き、スタイル一覧から「本文1」を選択します。
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以降の段落にも同様に任意のスタイルを適用します。
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いかがですか?スタイルを適用しただけですが、一段落ずつ選択して手動でフォントや段落設定を変更する場合に比べて作業スピードが圧倒的に早く、一貫性のあるレイアウトになりました。
 
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「スタイル」を活用して、作業を効率化しましょう!!
 
 
とはいえ、スタイル設計から行うのは大変な作業です。
特に、Wordは思うように動いてくれない場合があり、設計を誤ると思わぬ不具合を引き起こす可能性があります。
 
当社では、あらかじめマニュアルの作成に必要な基本スタイルが登録されたWordテンプレートを販売しております。
新規作成するよりもリーズナブルに、美しく整ったレイアウトを実現できます。
ぜひご検討ください!
 

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Wordの変更履歴をデータに反映させたい

Wordには変更内容を履歴として記録する機能があり、実際に使用している方も多いのではないでしょうか。
 

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「校閲」タブの「変更履歴の記録」をクリックして有効にしておくと、以下のように変更履歴が記録されます。
 

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変更履歴を記録したデータを作成することで、受け手が変更内容を確認したいときに役立ちます。
確認後、変更内容をデータに反映させると完成ですが、その方法は意外と知られていません。
 
そこで今回は、変更履歴をデータに反映させる手順などをご紹介します。
 

変更履歴の確認

 
記録された変更内容は、履歴の表示で確認できます。
 

変更履歴の表示

プルダウンメニューから「最終版:変更箇所/コメントの表示」を選択します。
すると、変更履歴を確認できます。
 

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変更履歴を反映させた表示

プルダウンメニューから「最終版」を選択します。
すると、データに変更内容が反映された状態を確認できます。
 

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表示を「最終版」にすると、データに変更内容が反映されたように思われがちですが、
あくまで反映された状態が表示されるだけで、その時点ではデータに反映されていません。
 

変更履歴の反映

 

「承諾」の操作によって、変更内容をデータに反映させます。
 

変更内容を1箇所ずつ確認しながら反映させたい場合

「承諾」をクリックすると、1つずつ反映させていくことができます。
 

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全ての変更内容を一括で反映させたい場合

プルダウンメニューから「ドキュメント内のすべての変更を反映」を選択します。
 

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全ての変更履歴がデータに反映されました!
 

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このようにWordの便利な機能を活用して、作業効率をアップさせましょう!
また、当社のWordテンプレートも、ぜひご利用ください。
 

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Word内の画像を高画質で維持したい

Wordに高解像度の画像を挿入したのに、いつの間にか画像が粗くなってしまったことはありませんか?
 
Wordの標準設定では、高解像度の画質を維持することはできません。
 

元の高解像度画像
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劣化してしまった画像
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Wordの設定を変更するだけで、簡単に画像を高解像度のまま維持することができます。
 

それでは、設定してみましょう!
 

「イメージのサイズと画質」で設定

 
ファイル > オプション > 詳細設定 を開き、「イメージのサイズと画質」で設定します。
 
標準では以下のように設定されています。
 
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元の高解像度を維持するには、「ファイル内のイメージを圧縮しない」にチェックを入れます。
 
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これだけで、もとの解像度を維持することができます!!
 
しかし、高解像度の画像を維持すると、ファイルサイズが大きくなってしまうので、ご注意ください。
 
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標準の設定では、高解像度の画像を挿入しても220ppiに変更されます。
また、それより低い解像度を選択することも可能です。
 
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解像度を低く設定すると、ファイルサイズは小さくなります。
用途によって、使い分けてください。

Wordで禁則文字を設定したい

Wordで小さい「っ」などが文頭にきてしまい、格好が悪いなぁと思ったことはありませんか?
 

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Wordだからと諦める必要はありません。
Wordでも小さい「っ」などが行頭にこないように設定することができます。
これを「禁則文字の設定」と言います。
 

それでは、禁則文字を設定してみましょう!
 

禁則文字の設定

ファイル > オプション > 文字体裁 を開きます。
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禁則文字の設定で、行頭および行末にきてほしくない文字を設定できます。
「標準」「高レベル」「ユーザー設定」の3つの設定があります。
 

「標準」設定

Wordの初期設定では、「標準」になっています。
 
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「標準」設定では、小さい文字は禁則文字に含まれていません。
 

小さい「っ」が文頭にきてしまっている
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「高レベル」設定

設定を「高レベル」に変更します。
 
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小さい文字も禁則文字に含まれ、行頭に来てしまうのを防ぐことができます。
 
小さい「っ」は禁則処理で文末に移動!
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「標準」ではなく「高レベル」に設定しておくことをオススメします!
当社の「Wordテンプレート」も「高レベル」に設定されています。
 
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「ユーザー設定」

どちらにも含まれない文字を禁則文字に設定したい場合は、「ユーザー設定」を選択します。
 
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「ユーザー設定」を選択すると、「標準」の設定を基準に好きなテキストを追加することができ、オリジナルな禁則処理が可能になります。
 

禁則文字を設定し、普段の文書作成も美しいレイアウトにしてみましょう。

Wordで表のタイトル行を次ページ以降にも自動表示したい

Wordでマニュアルを作成する場合、エラーメッセージやスペック表など、複数ページにまたがるような長い表を作成することも多いと思います。この場合、次ページ以降にも表のタイトル行を付けていますか?
 
↓こんなデータになっていませんか?

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ページごとに表のタイトル行があったほうが読み手にとっては親切ですし、見栄えもいいですよね。
 
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実は、次ページ以降にも表のタイトル行を自動で表示させることは、とても簡単です!
 
設定の仕方を説明します。
 

表の先頭行をタイトル行にする

  1. 先頭行にカーソルを置く。
    上部のリボンに「表ツール」タブが表示されます。
  2.  
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  3. 「レイアウト」タブをクリックし、「タイトル行の繰り返し」を選択する。
    次ページ以降に表のタイトル行が自動で追加されます。
  4.  
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以上です。とても簡単ですね。
 
次に、表のタイトル行が2行以上になる場合の設定について説明します。
 

表の2行以上をタイトル行に設定する

すでに先頭行がタイトル行に設定されている場合

タイトル行の右端でEnterキーを押して改行する。
 
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次ページ目以降にタイトル行が自動で追加されます。
 
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タイトル行が設定されていない場合

  1. タイトル行にしたい複数行を選択する。
     
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    上部のリボンに「表ツール」タブが表示されます。

  2.  
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  3. 「レイアウト」タブをクリックし、「タイトル行の繰り返し」を選択する。
    次ページ以降に表のタイトル行が自動で追加されます。
  4.  
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    ぜひ活用してみてください。

Wordで書式のコピー/貼り付け

Wordで文字や段落の設定を変更した場合、他の箇所にも反映させて、統一したいこと、ありますよね。

 

スタイルを作成して段落に適用しておけば、スタイルの設定変更をするだけで、そのスタイルが適用された文字や段落は一括で変更することができます。
ページ数が多いマニュアルなどは、スタイルを使用した方が便利ですね。

 

スタイルを作成するほどでもない短い文書のレイアウトを、パパッと整えたいときは「書式のコピー/貼り付け」を使ってみましょう。

 

以下の「UPスイッチ」の段落の体裁を、「DOWNスイッチ」の段落にも反映したいと思います。

 

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まずは、段落設定を反映したい場合。

「UPスイッチ」の段落は、コロン(:)の後で2行目の頭がそろっていますよね。

「DOWNスイッチ」の段落にも同じ体裁を反映したいと思います。

 

  1. 1.「UPスイッチ」の段落の黒文字部分の任意の位置にカーソルを置いた状態で、「ホーム」→「書式のコピー/貼り付け」をクリックします。
  2. 2.カーソルの形がtechnic016の状態で「DOWNスイッチ」の任意の位置をクリックします。

 

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「DOWNスイッチ」の段落もコロン(:)の後で2行目の頭がそろいました。

 

次に、文字設定を反映したい場合。

コロン(:)より前の「UPスイッチ」の色は水色になっていますよね。

同じように、コロン(:)より前の「DOWNスイッチ」も水色にしたいと思います。

 

  1. 1.「UPスイッチ」の段落の水色文字部分の任意の位置にカーソルを置いた状態で、「ホーム」→「書式のコピー/貼り付け」をクリックします。
  2. 2.カーソルの形がtechnic016の状態でコロン(:)より前の「DOWNスイッチ」の文字を選択します。

 

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コロン(:)より前の「DOWNスイッチ」も水色になりました。

 

しかし、1回反映させるとカーソルがtechnic016から元の形に戻ってしまいます。

連続して同じ体裁を複数の文字や段落に反映させたいときもありますよね。

そういうときは、コピーしたい文字や段落にカーソルを置いた後、「書式のコピー/貼り付け」をダブルクリックしましょう。

そうすれば、カーソルの形はずっとtechnic016のまま、何回でも同じ体裁を反映することができます。

解除したい場合は、「書式のコピー/貼り付け」をクリックするか、Escキーを押してください。

 

いかがでしょうか?文書の見た目を手早く整えたい場合は、ぜひご活用ください。

 

Wordでカッコの頭をそろえたい

Wordのデフォルトの段落設定を使用すると、文頭に全角のカッコが来た場合、少し頭が下がってしまい、デコボコに見えます。
こんな感じです。

 

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段落パネル > 体裁タブ > 文字幅と間隔 > 行頭の記号を1/2 の幅にするにチェックを入れます。

 

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文頭がそろいました。

 

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文頭に手順番号や箇条書きがある場合

手順番号や箇条書き記号を手動で入れる

手順番号や箇条書きの記号を手動で入れた後、タブを使って飛ばすと、タブの後のカッコの頭と2行目のインデントの頭は揃いません。

 

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手順番号や箇条書き記号を自動で入れる

手順番号や箇条書きの記号を自動で入る設定にしておくと、カッコの頭と2行目のインデントの頭がそろいます。

 

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ちょっとしたことですが、文頭をそろえることにより、美しいレイアウトに見せることができます。

ぜひ試してみてください。


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