DTPテクニック

Wordで相互参照を設定したい

マニュアルなどのドキュメントでは、現在のページで説明している内容に関連する情報が別のページにある場合、「~については〇〇を参照してください」のように、参照先を記載することがありますよね。
 
参照先をテキスト入力しただけでは、ページがずれた場合、参照先のタイトルが変わった場合など、目視で見直して再編集する手間がかかります。また、編集ミスや漏れが起こる可能性もあります。

 
こういった手間を減らし、ミスを防ぐため、Wordなどの文書作成ソフトでは、参照先にある文言を引用して表示する機能があります。この機能を「相互参照」といいます。
 
「相互参照」設定によって参照先から引用しておくと、参照先のページずれや、タイトルが変更された場合でも、複数の「相互参照」箇所を一括で最新の状態に更新することができます。

 
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また、WordをPDFに変換し、相互参照設定された箇所をクリックすると、参照先へジャンプすることができます。

(PDF変換時の設定が必要です)

 

相互参照設定をマスターして、作業効率をアップさせましょう。

 

参照する項目の種類

Wordで相互参照として挿入できる項目は、以下になります。
 
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番号付きの項目 Wordで自動番号が設定された段落のリストが表示されます。
見出し スタイルが「見出し」に設定された段落のリストが表示されます。
ブックマーク あらかじめブックマークとして設定された段落のリストが表示されます。
ブックマークの設定方法については、「Wordでブックマークを追加/削除したい」を参照してください。
その他 脚注、文末脚注、図、数式、表などがあります。
それぞれの設定が行われている項目のリストが表示されます。
※図、表は「図表番号」が設定されている場合に限ります。

 

相互参照の設定

ここでは、参照する項目を「見出し」に設定した場合を例に説明しています。
 

  1. 相互参照を設定したい位置にカーソルを置く。
  2.  
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  3. 上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「相互参照」を選ぶ。
    相互参照画面が表示されます。
  4.  
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  5. 「参照する項目」をプルダウンリストから選択する。
  6. 「見出しの参照先」から参照先を選択する。
  7.  
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  8. 「相互参照の文字列」をプルダウンリストから選択する。
     
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    見出し文字列 自動番号を含まない、見出しのテキストを表示します。
    ページ番号 参照先のページ番号を表示します。
    見出し番号 見出しの自動番号を表示します。
    見出し番号(内容を含まない)
    見出し番号(内容を含む)
    上/下
    通常は使用しません。
  9.  

  10. 「挿入」をクリックする。
    選択した内容が挿入されます。
    このとき、「ハイパーリンクとして挿入する」にチェックを入れておくと、PDFに変換したときにリンクを設定することができます。(PDF変換時の設定が必要です)

 

相互参照の文字列の組み合わせ

Wordでは、「自動番号+文字列+ページ番号」を一括挿入することができません。
よって、以下のような相互参照を作成したい場合は、上記の相互参照の手順を3回行う必要があります。
 
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相互参照の更新

Wordのドキュメントを編集中にページがずれても、相互参照は自動では変わりません。
相互参照に限らず、目次、図表番号なども「更新」処理を行う必要があります。
相互参照の更新のしかたについて説明します。

右クリックでフィールドを更新する

  1. キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「A」キーを押し、ドキュメント内を全て選択した状態にする。
  2. 選択されている範囲の任意の位置で右クリックし、「フィールドの更新」を選択する。
     
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    ドキュメント内の相互参照が更新されます。

 

このようにWordの便利な機能を活用して、作業効率をアップさせましょう!
また、当社のWordテンプレートも、ぜひご利用ください。
 

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Wordでブックマークを追加/削除したい

Wordなどの文書作成ソフトでは、「相互参照」という、参照先にある文言を引用して表示する機能があります。
相互参照については、「Wordで相互参照を設定したい」を参照してください。
 
「相互参照」の参照先として、自動番号、見出し、図表番号などの、特定の設定が行われた段落を選択することができます。
しかし、なんの目印もない段落は、参照先として選択することができません。
 
任意の段落を参照先(ハイパーリンク先)として選択するために、あらかじめその段落に目印を付けておくことを「ブックマーク」といいます。
 

ブックマークの追加

  1. ブックマークを付けたい段落の文頭にカーソルを置く。
  2.  
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  3. 上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「ブックマーク」を選ぶ。
    ブックマーク画面が表示されます。
  4.  
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  5. ブックマーク名を入力し、「追加」をクリックする。
    ブックマーク名の先頭に半角数字を入力することはできません。
  6.  
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  7. 再度上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「ブックマーク」を選び、追加したブックマークがリストに表示されていることを確認する。
  8.  

 

ブックマークの削除

  1. 上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「ブックマーク」を選ぶ。
    ブックマーク画面が表示されます。
  2.  

  3. リストから削除したいブックマークを選択し、「削除」をクリックする。
    ブックマークが削除されます。
  4.  
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Wordで表紙に社名ロゴを入れたい

今回は、当社の「Wordテンプレート」標準プランをご購入いただいたお客さまへ向けた、表紙ロゴの差し替え方法の説明になります。
 
マニュアル作成に最適な「Wordテンプレート」標準プランはこちら→http://dtp.k-tecs.co.jp/word-template/
 

作業ができない場合は、カスタマイズプランとしてロゴデータ挿入作業を承りますので、お問い合わせください。

 

ロゴデータの変換

当社が提供する「Wordテンプレート」の表紙には背景にデザインが適用されています。

この上にロゴを配置するためには、ロゴの背景が透明である必要があります。

 

すでにロゴの背景が透明になっているEMFやPNGなどのデータをお持ちの場合は、「Wordに配置する」へ進んでください。

 

ここではAIやEPSなど、Illustratorで編集できるベクターデータを背景が透明なEMFやPNGに変換する方法を説明します。

 

まず、EMFやPNGとは何か、そして、そのメリット、デメリットについて知っておきましょう。

 

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上記の特徴から、以下の手順で様子を見ることをお勧めします。

  • まずはEMFで書き出してWordに挿入し、ロゴの形が正しく再現できているかしっかりと確認する
  • EMFではガタつきや欠けなどの不具合が生じる場合は、PNGで書き出す

 

EMFで書き出す

  1. IllustratorでAIまたはEPS形式のロゴデータを開く
  2. 色の変更や不要な情報の削除はあらかじめしておく
  3. 「ファイル」→「書き出し」を選択する
  4. ファイルの種類を「Enhanced Metafile (*.EMF)」に設定して「書き出し」をクリックする

 

PNGで書き出す

  1. IllustratorでAIまたはEPS形式のロゴデータを開く
  2. 色の変更や不要な情報の削除はあらかじめしておく
  3. 「ファイル」→「書き出し」を選択する
  4. ファイルの種類を「PNG (*.PNG)」に設定して「書き出し」をクリックする
  5. 解像度を「高解像度(300 ppi)」、背景色を「透明」に設定して「OK」をクリックする

 

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Wordに配置する

当社の「Wordテンプレート」の表紙のデザインやロゴは、「ヘッダー」に挿入しています。
作業者が編集中に誤って動かしたり、削除したりしないようにするためです。

それでは、具体的なWordへの配置方法について説明します。
EMFでもPNGでも手順は同じです。

 

ロゴの挿入

  1. 表紙ロゴを挿入したいWordファイルを開く
  2. 「挿入」→「ヘッダー」→「ヘッダーの編集」を選択する
     
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  3.  

  4. 表紙ページのヘッダーのいちばん上の段落にカーソルを置く
  5. 「挿入」→「図」クリックし、挿入するロゴデータを選択する
  6.  

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    ロゴデータが挿入される

     

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ロゴのサイズと配置の調整

  1. ロゴを選択した状態で右クリックし、「サイズ」パネルでサイズを調整する
  2. ※縦横の比率を変更しないよう、注意してください。
    ※サイズは社内規定に従ってください。

     

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  3. ロゴを選択した状態で右クリックし、「文字列の折り返し」→「前面」を選択する
  4.  

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  5. ロゴを選択した状態で右クリックし、「レイアウトの詳細設定」→「位置」タブを選択する
  6.  

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  7. 水平方向の「右方向の距離」と垂直方向の「下方向の距離」をそれぞれ入力し、基準をどちらも「ページ」にして「OK」をクリックする
  8. ※配置位置は社内規定に従ってください。

     

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    指定した位置にロゴが配置される
     

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  9. 「ヘッダー/フッターツール」タブを選択し、「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックする
  10.  

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