DTPテクニック

Wordで相互参照を設定したい

マニュアルなどのドキュメントでは、現在のページで説明している内容に関連する情報が別のページにある場合、「~については〇〇を参照してください」のように、参照先を記載することがありますよね。
 
参照先をテキスト入力しただけでは、ページがずれた場合、参照先のタイトルが変わった場合など、目視で見直して再編集する手間がかかります。また、編集ミスや漏れが起こる可能性もあります。

 
こういった手間を減らし、ミスを防ぐため、Wordなどの文書作成ソフトでは、参照先にある文言を引用して表示する機能があります。この機能を「相互参照」といいます。
 
「相互参照」設定によって参照先から引用しておくと、参照先のページずれや、タイトルが変更された場合でも、複数の「相互参照」箇所を一括で最新の状態に更新することができます。

 
technic033
 
また、WordをPDFに変換し、相互参照設定された箇所をクリックすると、参照先へジャンプすることができます。

(PDF変換時の設定が必要です)

 

相互参照設定をマスターして、作業効率をアップさせましょう。

 

参照する項目の種類

Wordで相互参照として挿入できる項目は、以下になります。
 
technic022

 

番号付きの項目 Wordで自動番号が設定された段落のリストが表示されます。
見出し スタイルが「見出し」に設定された段落のリストが表示されます。
ブックマーク あらかじめブックマークとして設定された段落のリストが表示されます。
ブックマークの設定方法については、「Wordでブックマークを追加/削除したい」を参照してください。
その他 脚注、文末脚注、図、数式、表などがあります。
それぞれの設定が行われている項目のリストが表示されます。
※図、表は「図表番号」が設定されている場合に限ります。

 

相互参照の設定

ここでは、参照する項目を「見出し」に設定した場合を例に説明しています。
 

  1. 相互参照を設定したい位置にカーソルを置く。
  2.  
    technic029
     

  3. 上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「相互参照」を選ぶ。
    相互参照画面が表示されます。
  4.  
    technic027
     

  5. 「参照する項目」をプルダウンリストから選択する。
  6. 「見出しの参照先」から参照先を選択する。
  7.  
    technic028
     

  8. 「相互参照の文字列」をプルダウンリストから選択する。
     
    technic030
     

    見出し文字列 自動番号を含まない、見出しのテキストを表示します。
    ページ番号 参照先のページ番号を表示します。
    見出し番号 見出しの自動番号を表示します。
    見出し番号(内容を含まない)
    見出し番号(内容を含む)
    上/下
    通常は使用しません。
  9.  

  10. 「挿入」をクリックする。
    選択した内容が挿入されます。
    このとき、「ハイパーリンクとして挿入する」にチェックを入れておくと、PDFに変換したときにリンクを設定することができます。(PDF変換時の設定が必要です)

 

相互参照の文字列の組み合わせ

Wordでは、「自動番号+文字列+ページ番号」を一括挿入することができません。
よって、以下のような相互参照を作成したい場合は、上記の相互参照の手順を3回行う必要があります。
 
technic031
 

相互参照の更新

Wordのドキュメントを編集中にページがずれても、相互参照は自動では変わりません。
相互参照に限らず、目次、図表番号なども「更新」処理を行う必要があります。
相互参照の更新のしかたについて説明します。

右クリックでフィールドを更新する

  1. キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「A」キーを押し、ドキュメント内を全て選択した状態にする。
  2. 選択されている範囲の任意の位置で右クリックし、「フィールドの更新」を選択する。
     
    technic032
     
    ドキュメント内の相互参照が更新されます。

 

このようにWordの便利な機能を活用して、作業効率をアップさせましょう!
また、当社のWordテンプレートも、ぜひご利用ください。
 

Wordテンプレート【新規作成プラン】はこちら!!
Wordテンプレート【標準プラン】はこちら!!



Tec Communications

Copyright © 2014 Tec Communications Co., Ltd.  All Rights Reserved.